SAKUI’s Privatlivspolitik

 

Få indsigt i, hvilke personlige oplysninger SAKUI samler ind, hvad de anvendes til, og de sikkerhedsforanstaltninger, vi har på plads for at beskytte disse oplysninger.

 

Privatlivspolitik

Sidst opdateret: April 2024

Data controller contact information:

SAKUI ApS
Att.: Privacy
Mariane Thomsens Gade 4B, 8000 Aarhus C, Denmark
CVR: 44315858
Phone: +45 25 500 273
E-mail: info@sakui.dk

 

Indledning

Velkommen til SAKUI’s privatlivspolitik. Hos SAKUI er vi forpligtet til at beskytte dine personlige oplysninger og din fortrolighed. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer og beskytter dine oplysninger.

 

Oplysninger, vi indsamler

Vi behandler personlige oplysninger fra vores kunder, leverandører og andre tredjeparter, som er nødvendige for os at kunne yde rådgivning og tjenester inden for vores samlede skatte- og rådgivningstjenester.

Vi vil indsamle personlige oplysninger direkte fra kunden, leverandøren, tredjeparten eller deres udpegede kontaktperson(er).

1.       Personlige oplysninger om dataemnerne

1.1.    Kunder, leverandører og tredjeparter

1.2.    Online og sociale medier

1.3.    Marketing, nyhedsbreve, arrangementer osv.

1.4.    Rekruttering

1.5.    Besøgende

1.6.    Henvendelser vedrørende dataemners rettigheder

2.       Deling, offentliggørelse og overførsel af personoplysninger

3.       Dine rettigheder

4.       Personoplysninger om børn

5.       Datasikkerhed, integritet og sletning generelt

6.       Links til andre websites

7.       Ændringer i denne erklæring

8.       Spørgsmål og klager vedrørende privatliv

9.       Personlige oplysninger om dataemnerne.
 

1. Personlige oplysninger om dataemnerne

Når du registrerer eller indsender personlige oplysninger til SAKUI, vil vi bruge disse oplysninger i overensstemmelse med den beskrevne praksis i denne fortrolighedserklæring. Dine personlige oplysninger bruges ikke til andre formål, medmindre vi får din tilladelse, eller medmindre det kræves eller tillades ved lov eller professionelle standarder.

1.1. Kunder, leverandører og tredjeparter.

 Vi behandler personlige oplysninger fra vores kunder, leverandører og andre tredjeparter, som er nødvendige for os at kunne yde rådgivning og tjenester inden for vores samlede skatte - og rådgivningstjenester.
 Vi indsamler personlige oplysninger direkte fra kunden, leverandøren, tredjeparten eller deres udpegede kontaktperson(er).

1.1.1. Kategorier af personlige oplysninger.
SAKUI's kunder, leverandører og andre tredjeparter:

• Identifikationsoplysninger såsom navn, e-mail, telefonnummer, jobtitel/stilling, arbejdsgiver, adresser og andre oplysninger, som kunden, leverandøren eller andre tredjeparter giver os.
• Pas og/eller personnummer (CPR) og andre oplysninger, når det kræves på grund af SAKUI's anti-hvidvaskningsforpligtelser.
• Oplysninger vedrørende fakturering og betaling samt eventuelt andre økonomiske oplysninger, hvis det er relevant eller påkrævet på grund af SAKUI's juridiske forpligtelser. Behandling af persondata i forbindelse med SAKUI's tjenester:
• SAKUI kan behandle personoplysninger om klientens medarbejdere, leverandører, forretningspartnere, medlemmer, kunder osv.
• Skattemæssige tjenester:
  • I individuelle sager kan vi behandle data vedrørende personens indkomst, herunder den online skattemappe, bankkonto og pensionsordninger.
  • Hvis det er nødvendigt på grund af f.eks. skattefradrag, kan vi behandle særlige kategorier af data, såsom oplysninger om medlemskab af en fagforening.
• Rådgivningstjenester:
  • Ikke-følsomme personoplysninger såsom navn, e-mail, telefonnummer, arbejdsgiver, jobtitel/stilling, medarbejdernummer/ID og IT-relaterede brugeroplysninger (AD).
  • Afhængigt af karakteren af vores opgave inden for vores tjenester, kan følsomme personoplysninger behandles. Beskyttelse og behandling af følsomme personoplysninger håndteres individuelt i hver opgave.

1.1.2. Formål og retlig grundlag.

Formålene med vores behandling af personoplysninger er:

• Opfyldelse og udførelse af kontrakten/engagementet med vores kunder, leverandører og/eller andre tredjeparter eller trin forud for indgåelse af en kontrakt.
• Håndtering af vores opgaver i forbindelse med vores samlede tjenester vedrørende skatte- og rådgivningstjenester.
• Levering af vores professionelle tjenester.
• Fakturering, betaling, modtagelse af vores leverancer og bestilte tjenester.
• Administration, vedligeholdelse og udvikling af vores tjenester, forretning, it-miljø osv.
• Opfyldelse af SAKUI’s forpligtelser i henhold til den danske anti-hvidvaskningslov og bogføringsloven, hvilket inkluderer en gennemgang af vores klienter (indhentning af ID-dokumentation af vores klienter) og sikring af uafhængighed.

Retligt grundlag for vores behandling af personoplysninger:

• Artikel 6, stk. 1, litra a i GDPR – samtykke.
  • I nogle tilfælde kan SAKUI behandle personoplysninger baseret på dit samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte din kontaktperson hos SAKUI eller SAKUI’s privatlivsteam.

1.1.3.       Opbevaring og sletning.
Personoplysninger indsamlet under et løbende kundeforhold, leverandørsamarbejde eller andet tredjepartsforhold vil blive opbevaret. Når forholdet afsluttes, beholder vi normalt de personlige oplysninger i 5 år indtil udgangen af et regnskabsår. Derudover kan vi opbevare oplysninger i op til 10 år fra afslutningen af opgaver vedrørende skatterådgivning og andet assistance, som følger af bogføringsloven og revisorloven. Personoplysninger, som vi indsamler på grund af SAKUI’s juridiske forpligtelser, vil blive opbevaret i overensstemmelse med de relevante lovkrav. Opbevaringsperioden for personoplysninger kan variere afhængigt af gældende lovkrav og vores legitime forretningsbehov.

1.2. Online og sociale medier.

Vi indsamler personlige oplysninger, når du besøger vores websteder og bruger vores online-tjenester. Disse oplysninger bruges til at levere og forbedre vores online-tjenester samt for at besvare eventuelle henvendelser fra dig.

1.2.1. Kategorier af personlige oplysninger.

De typer af personlige oplysninger, vi kan indsamle online, omfatter:

·         Identifikationsoplysninger, såsom navn og kontaktinformation, når du udfylder kontaktformularer eller tilmelder dig nyhedsbreve.

·         Teknisk information, såsom din IP-adresse, browsertype, enhedstype og operativsystem.

·         Interaktionsdata, såsom oplysninger om, hvordan du bruger vores websteder og online-tjenester.

1.2.2. Formål og retlig grundlag.
Formålene med vores behandling af personoplysninger online er:

• At levere vores online-tjenester, herunder websteder, applikationer og sociale medier.
• At forbedre vores online-tjenester og forstå, hvordan de bruges.
• At besvare eventuelle henvendelser, du sender via vores websteder eller sociale medier.

Retligt grundlag for vores behandling af personoplysninger online:

• Artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR – legitime interesser.
  • Vi behandler personoplysninger online for at forfølge vores legitime interesser i at levere og forbedre vores online-tjenester samt besvare henvendelser fra brugere.

1.2.3. Opbevaring og sletning.
Personoplysninger indsamlet online vil normalt blive opbevaret i op til 2 år fra den dato, hvor de blev indsamlet. Vi kan dog opbevare visse oplysninger i længere tid, hvis det er nødvendigt for at opfylde vores legitime interesser, retlige forpligtelser eller for at håndhæve vores vilkår og betingelser.

1.3. Marketing, nyhedsbreve, arrangementer osv.
 Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbreve, deltager i vores arrangementer eller modtager markedsføring kommunikation fra os, indsamler vi personlige oplysninger for at kunne sende dig relevant information og invitationer.

1.3.1. Kategorier af personlige oplysninger.

De typer af personlige oplysninger, vi kan indsamle i forbindelse med marketing og arrangementer, omfatter:

• Identifikationsoplysninger, såsom navn og kontaktinformation.
• Oplysninger om dine præferencer og interesser, hvis du tilmelder dig bestemte arrangementer eller nyhedsbreve.

1.3.2. Formål og retlig grundlag.

Formålene med vores behandling af personoplysninger i forbindelse med marketing og arrangementer er:

• At sende dig relevante opdateringer, invitationer og markedsføring kommunikation.
• At administrere og koordinere arrangementer, som du deltager i.

Retligt grundlag for vores behandling af personoplysninger i forbindelse med marketing og arrangementer:

• Artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR – legitime interesser.
  • Vi behandler personoplysninger for at forfølge vores legitime interesser i at markedsføre vores tjenester og administrere arrangementer.

1.3.3. Opbevaring og sletning.

Personoplysninger indsamlet i forbindelse med marketing og arrangementer vil blive opbevaret i op til 2 år fra den dato, hvor de blev indsamlet. Du kan til enhver tid framelde dig vores nyhedsbreve og markedsføringskommunikation ved at følge vejledningen i de e-mails, du modtager fra os.

1.4. Rekruttering.
 Hvis du søger job eller praktikplads hos SAKUI, indsamler vi personlige oplysninger som en del af rekrutteringsprocessen.

1.4.1. Kategorier af personlige oplysninger.
De typer af personlige oplysninger, vi kan indsamle som en del af rekrutteringsprocessen, omfatter:

• Identifikationsoplysninger, såsom navn, kontaktinformation og ansøgningsoplysninger.
• Beskæftigelseshistorik, uddannelsesoplysninger og andre oplysninger, der er relevante for din ansøgning og evaluering.
• Referencer og anbefalinger, hvis du giver os tilladelse til at indhente dem.

1.4.2. Formål og retlig grundlag.
Formålene med vores behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering er:

• At vurdere din ansøgning og dine kvalifikationer i forhold til vores ledige stillinger.
• At kommunikere med dig i løbet af rekrutteringsprocessen.
• At indhente referencer og anbefalinger med din tilladelse.

Retligt grundlag for vores behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering:

• Artikel 6, stk. 1, litra b i GDPR – opfyldelse af en kontrakt eller trin forud for indgåelse af en kontrakt.
  • Vi behandler personoplysninger som en del af rekrutteringsprocessen for at kunne træffe beslutninger om indgåelse af en ansættelseskontrakt.
• Artikel 6, stk. 1, litra a i GDPR – samtykke.
  • Hvis du giver os dit samtykke, kan vi indhente referencer og anbefalinger fra tidligere arbejdsgivere eller andre kontakter.

1.4.3. Opbevaring og sletning.
Personoplysninger, der indsamles som en del af rekrutteringsprocessen, vil blive opbevaret i op til 6 måneder efter afslutningen af rekrutteringsprocessen, medmindre andet er aftalt med dig eller krævet i henhold til lokal lovgivning. Hvis du bliver ansat, vil oplysningerne blive overført til din personalefil og opbevaret i overensstemmelse med vores politikker for personaleadministration.

1.5.  Sikkerhed og overholdelse.
Vi behandler personoplysninger som en del af vores indsats for at beskytte sikkerheden og overholdelsen af vores tjenester og forpligtelser. Dette omfatter overvågning af systemer, indberetning af sikkerhedsbrud og opfyldelse af gældende lovgivning og reguleringer.

1.5.1. Kategorier af personlige oplysninger.
De typer af personlige oplysninger, vi kan behandle som en del af vores sikkerheds- og overholdelsesaktiviteter, omfatter:

• Identifikationsoplysninger, såsom navn og kontaktinformation.
• Teknisk information, såsom IP-adresser og logfiler.
• Oplysninger om aktiviteter relateret til overholdelse, såsom revision og intern kontrol.

1.5.2. Formål og retlig grundlag.
Formålene med vores behandling af personoplysninger i forbindelse med sikkerhed og overholdelse er:

• At beskytte sikkerheden og integriteten af vores systemer og data.
• At overholde vores juridiske forpligtelser og reguleringer, herunder regnskabs- og revisionsstandarder.
• At overvåge og rapportere sikkerhedsbrud og aktiviteter i forbindelse med overholdelse.

Retligt grundlag for vores behandling af personoplysninger i forbindelse med sikkerhed og overholdelse:

• Artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR – legitime interesser.
  • Vi behandler personoplysninger som en del af vores legitime interesser i at beskytte sikkerheden og integriteten af vores tjenester og overholde gældende lovgivning og reguleringer.

1.5.3. Opbevaring og sletning.
Personoplysninger, der behandles som en del af vores sikkerheds- og overholdelsesaktiviteter, vil normalt blive opbevaret i op til 5 år fra den dato, hvor de blev indsamlet. Opbevaringsperioden kan dog variere afhængigt af specifikke lovkrav og vores legitime interesser i at beskytte sikkerheden og overholdelsen af vores tjenester.

1.6. Andre formål.
Ud over de ovennævnte formål kan vi behandle personoplysninger til andre legitime formål, som er relevante for vores forretningsdrift og tjenester. Vi vil i så fald give dig oplysninger om de specifikke formål og retligt grundlag for behandlingen, når vi indsamler oplysningerne.

1.6.1. Kategorier af personlige oplysninger

Vi behandler dine personlige oplysninger, herunder:

• Identifikationsoplysninger såsom navn, e-mail, telefonnummer og oplysninger i din e-mail-signatur.
• Andre oplysninger, som du giver os i forbindelse med din anmodning eller udøvelse af dine rettigheder.
• Der kan muligvis blive anmodet om ID-dokumentation.

1.6.2. Formål og retligt grundlag

Formålene med vores behandling af personlige oplysninger er:

• SAKUI’s identifikation af dig og oplysninger relateret til din anmodning.
• Håndtering, administration og imødekommelse af din anmodning.
• Dokumentation af håndtering og besvarelse af din anmodning. Det retlige grundlag for vores behandling af personlige oplysninger er:
• Artikel 6, stk. 1, litra e i GDPR – legitime interesser.
  • SAKUI har legitime interesser i at forfølge de nævnte formål.

1.6.3. Opbevaring og sletning
Afhængigt af hvilken rettighed(er) du ønsker at udøve, sletter vi personoplysninger relateret til din anmodning senest efter 5 år.

 

2. Deling, overførsel og offentliggørelse af personlige oplysninger.

Hvis du gerne vil have mere specifik information om, hvordan vi deler og/eller offentliggør personlige oplysninger om dig, er du velkommen til at kontakte SAKUI’s Privacy Team.

• SAKUI ApS:
  • Privatliv: info@sakui.dk

2.1. Deling af personlige oplysninger med databehandlere.

Når SAKUI behandler personlige oplysninger, kan vi dele oplysningerne med vores databehandlere (tredjeparts leverandører), der behandler de personlige oplysninger på vores vegne.

Vi bruger databehandlere som tredjeparts serviceudbydere, f.eks. IT-systemleverandører, hostingudbydere, lønservice virksomheder, konsulenter (f.eks. juridiske rådgivere) og andre produkt- og serviceudbydere.

SAKUI bruger kun de databehandlere, der kan opfylde vores høje standarder for databeskyttelse og IT-sikkerhed. Vi deler kun de personlige oplysninger, der er nødvendige for, at databehandleren kan levere den aftalte service til os. Derudover har vi indgået databehandlingsaftaler med alle vores databehandlere for at sikre, at de personlige oplysninger, som vi er ansvarlige for, behandles sikkert og i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen.

2.2. Offentliggørelse af personlige oplysninger hos SAKUI til tredjeparter.

Vi afholder os fra at dele personlige oplysninger med tredjeparter, medmindre det er nødvendigt for vores legitime professionelle og forretningsmæssige behov, for at udføre dine anmodninger og/eller som påkrævet eller tilladt ved lov eller faglige standarder. Som en del af leveringen af vores skatte- og/eller rådgivningstjenester kan vi videregive personlige oplysninger til f.eks. skattemyndigheder, andre offentlige myndigheder, finansielle institutioner, pensionskasser eller andre tredjeparter. Situationer, hvor vi kan videregive personlige oplysninger til tredjeparter:

• Hvis vi omstruktureres eller sælges til en anden organisation:
  • SAKUI vil typisk også videregive personlige oplysninger i forbindelse med salg, overdragelse eller anden overførsel af enhver del af SAKUIs forretning, til hvilken de personlige oplysninger er relaterede.
• Domstole, voldgiftsretter, retshåndhævelses- eller regulerende myndigheder:
  • SAKUI vil videregive personlige oplysninger for at imødekomme anmodninger fra domstole, voldgiftsretter, regeringen eller retshåndhævende myndigheder eller når det er nødvendigt eller klogt at overholde gældende love, domstolens eller voldgiftsrettens ordrer eller regler, eller regeringens eller professionelle regler.
• Revisioner:
  • Videregivelse af personlige oplysninger vil også være nødvendig for datasikkerheds- eller -revisioner og/eller for at undersøge eller reagere på en klage eller en sikkerhedstrussel.
• Forsikringsselskaber:
  • Vores professionelle regler og vores forretningsbehov kræver, at vi har betydelig forsikringsdækning med hensyn til forretningsaktiviteter (vores 'forsikringsprogram'). Dette er nødvendigt for at dække omkostningerne i forbindelse med potentielle krav, der kan opstå, hvis der fremkommer påstande om service-relaterede problemer i forbindelse med deres klient opgaver.
  • For at forsikringsprogrammet skal fungere effektivt, involverer forsikringsprogrammet en række forskellige deltagere på forsikringsmarkedet (f.eks. mæglere, forsikringsselskaber og genforsikringsselskaber samt deres professionelle rådgivere og andre tredjeparter, der er involveret, hvis der opstår en skade).
  • Nogle af disse deltagere på forsikringsmarkedet vil kræve, at vi videregiver personlige oplysninger om dig til dem.
  • Oplysningerne vil blive brugt af deltagerne på forsikringsmarkedet i forbindelse med underwriting og løbende administration af forsikringsprogrammet, hvor der er en relevant klage, og for at lade deltagerne på forsikringsmarkedet overholde deres juridiske og reguleringsmæssige forpligtelser.
  • Visse deltagere på forsikringsmarkedet vil håndtere disse oplysninger på vores vegne og fungere som databehandlere, ligesom de serviceudbydere, der blev nævnt tidligere. Imidlertid kan nogle også behandle oplysninger om dig uafhængigt, hvor de fungerer som separate og autonome databehandlere.

 

3. Dine rettigheder

3.1. Rettigheder
Hvis SAKUI behandler personoplysninger om dig, har du visse rettigheder. Inden vi giver personlige oplysninger til dig, kan vi bede om identitetsbevis og tilstrækkelige oplysninger om dine interaktioner med os for at finde de personlige oplysninger, du anmoder om. Når vi behandler dine personlige oplysninger:

• Du har ret til at få adgang til og modtage en kopi af dine personlige oplysninger i elektronisk form. Hvis de oplysninger, vi har om dig, er ukorrekte, har du ret til at bede os om at rette eventuelle unøjagtigheder i de personlige oplysninger.
• Hvis du ønsker at få slettet dine personlige oplysninger, begrænset vores behandling af disse oplysninger, udøve din ret til databærbarhed eller gøre indsigelse mod SAKUI’s behandling af dine personlige oplysninger, skal du kontakte os.
• Du har ret til at gøre indsigelse når som helst, når dine personlige oplysninger behandles til direkte markedsføring. Send os venligst en e-mail, og vi vil gøre alle rimelige og praktiske bestræbelser på at imødekomme din anmodning, så længe den er i overensstemmelse med gældende lov.
• SAKUI ApS:
  • Privatliv: info@sakui.dk

3.2. Samtykke

 Hvis vi behandler dine personlige oplysninger baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage når som helst. Til din information påvirker tilbagetrækningen af dit samtykke ikke lovligheden af vores behandling (af dine personlige oplysninger), der er baseret på dit samtykke før tilbagetrækningen af dit samtykke. Afhængigt af situationen, hvor vi behandler dine personlige oplysninger, kan der være forskellige muligheder for at trække dit samtykke tilbage, f.eks. i vores rekrutteringssystem, på vores websted i cookie-banneret, i vores nyhedsbreve, invitationer osv. Ellers kan du altid sende os en e-mail:

• SAKUI ApS:
  • Privatliv: info@sakui.dk

 

4. Personoplysninger om børn

SAKUI forstår vigtigheden af at beskytte børns privatliv, især i et online miljø, og derfor er SAKUI’s websteder ikke bevidst udformet til eller rettet mod børn under 13 år. Vi har ikke til hensigt at behandle personoplysninger om nogen under 13 år, medmindre det bliver nødvendigt i forbindelse med levering af vores professionelle tjenester. Ellers vil vi indhente samtykke fra forældrene i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen.

 

5. Data sikkerhed og integritet

SAKUI har rimelige sikkerhedspolitikker og -procedurer på plads for at beskytte personlige oplysninger mod uautoriserede tab, misbrug, ændring eller destruktion. På trods af SAKUI’s bedste bestræbelser, kan sikkerheden dog ikke garanteres mod alle trusler. Så vidt det er muligt, er adgang til dine personlige oplysninger begrænset til dem, der har behov for at vide. De personer, der har adgang til oplysningerne, skal opretholde fortroligheden af ​​sådanne oplysninger.
 Vi gør også rimelige bestræbelser på kun at opbevare personoplysninger:
 a) så længe oplysningerne er nødvendige for at imødekomme en persons anmodning,
 b) som nødvendigt for at overholde lovlige, regulerende, interne forretnings- eller politiske krav eller
 c) indtil den pågældende person anmoder om, at oplysningerne bliver slettet. Perioden for opbevaring af data afhænger af den specifikke karakter og omstændigheder, hvorunder oplysningerne bliver indsamlet.

 

6. Links til andre websteder

Vær opmærksom på, at SAKUI’s websteder typisk indeholder links til andre websteder. Derfor opfordrer vi brugere til at gennemgå fortrolighedserklæringen eller politikken på hver besøgte hjemmeside, før de afslører personlige oplysninger.

 

7. Ændringer i denne fortrolighedserklæring

SAKUI kan ændre denne fortrolighedserklæring fra tid til anden for at afspejle vores aktuelle privatlivspraksis. Når vi foretager ændringer i denne erklæring, vil vi revidere datoen for "opdateret" øverst på denne side. Eventuelle ændringer i behandlingen af personoplysninger som beskrevet i denne fortrolighedserklæring, der påvirker dig, vil blive kommunikeret til dig via en passende kanal, afhængigt af vores standardmetoder for kommunikation med dig.

 

8. Spørgsmål og klager vedrørende privatliv

8.1. Spørgsmål og klager vedrørende privatliv

SAKUI’s forpligter sig til at beskytte beskyttelsen af dine personlige oplysninger online. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til vores administration af dine personlige oplysninger, bedes du kontakte os via e-mail:

• SAKUI ApS:
  • Privatliv: info@sakui.dk

 

8.2. Tilsynsmyndighed

I enhver sag har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som er ansvarlig for persondata.